Abhatoo - Centre Nationale de Documentation

Préambule

La dématérialisation des documents introduit une dimension nouvelle dans la gestion des personnes morales en favorisant la communication, le classement et la recherche d’informations.

De plus, l’émergence de la signature électronique dans de nombreux pays, dont la France, donne une plus grande actualité aux travaux menés sur l’archivage électronique rendu nécessaire pour assurer la sécurité des messages électroniques, tant sur le plan technique que juridique.

Dans ce contexte, la réforme du droit français de la preuve était devenue indispensable pour que les entreprises et les particuliers puissent profiter pleinement des nouvelles technologies.

C’est aujourd’hui chose faite, celle-ci s’appréhende sous le double objectif de la modification des textes législatifs, donc du Code civil et de l’intégration de dispositions techniques innovantes.

Aujourd’hui, le support d’archivage de la preuve n’est plus obligatoirement un support papier mais aussi un support électronique, notamment, dès lors que ce support répond aux caractères de fidélité et de pérennité énoncés par le Code civil ainsi qu’aux exigences futures d’intégrité et d’imputabilité de la preuve. C’est pourquoi, sensibilisés au problème de la conservation des documents et à sa rentabilité économique, les professionnels ont recouru à d’autres méthodes telles que l’archivage électronique des documents.

Le remplacement des supports physiques traditionnels (papier ou microforme) ou la prise en compte de documents d’origine électronique dans une solution de gestion électronique des documents (GED) implique dorénavant, notamment lorsque les projets ont pour vocation un archivage "légal", le respect de certaines recommandations telles que celles contenues dans la norme Afnor NF Z42- 013. Cette norme décrit de façon spécifique pour le domaine de la GED et particulièrement pour celui de l’archivage électronique les principes permettant de s’assurer que les systèmes sont bien conçus et que leur exploitation respecte des procédures répertoriées et sécurisées. La finalité de cette norme est donc d’assurer l’intégrité et la fidélité des documents électroniques, stockés ou restitués au travers des systèmes de GED ainsi que la pérennité de l’archivage dans le cadre de la durée de conservation souhaitée. Les recommandations qui en découlent sont d’ordre technique, procédural et organisationnel.

Dans son prolongement et dans une logique pratique respectant les principes de sécurité attachés à la preuve, le présent document a pour objet de permettre à toute entreprise ou aux prestataires spécialisés en matière d’archivage d’établir une politique d’archivage sur la base de scénarii et de bonnes pratiques dont les principes sont définis ci-après.

Il convient de rappeler ici que la définition d’une politique d’archivage nécessite une démarche préalable d’analyse du patrimoine documentaire de l’entreprise (son origine, son utilisation et sa destination dans l’entreprise), ainsi que des obligations légales en matière de conservation des documents.

Ensuite, il s’agit de déterminer les supports et les modes d’archivage retenus, puis, en fonction du mode d’archivage choisi, les modalités de mise en oeuvre d’un archivage en interne, c’est-à-dire au sein de l’entreprise émettrice du document, par la création d’un service spécialisé ou en externe par un prestataire spécialisé.

Les méthodes exposées dans le présent document ne peuvent être mises en oeuvre de manière effective sans la réalisation de ces démarches préalables postérieures à une analyse du document ou de la donnée dès sa création.

La détermination de cette méthodologie a été réalisée suivant trois orientations distinctes relatives :

- la détermination du type de document à archiver,

- la détermination du type de preuve à fournir en fonction du document,

- l’identification du type d’archivage.

En outre, une vaste réflexion doit être menée relativement aux conditions contractuelles accompagnant la mise en oeuvre de la politique d’archivage.

Il s’agit notamment d’envisager et d’aménager des relations contractuelles avec des tiers archiveurs, tiers certificateurs ou certificateurs de services de signatures électroniques en liaison avec la directive européenne du 13 décembre 1999 sur les signatures électroniques et avec les prochains décrets d’application de la réforme actuelle du droit de la preuve en France.

La mise en oeuvre de cette politique permet de réaliser une politique active en matière d’archivage électronique, en s’assurant de la valeur légale des supports électroniques utilisés en termes de :

- contrôle d’intégrité,

- vérification de l’imputabilité du document,

- conservation dans le temps du support,

- accessibilité à la preuve et à son support.