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Archivage des documents électroniques dans l‘administration publique – Perspectives et besoin d’actions 2002–2010

Auteur : PricewaterhouseCoopers Association des Archivistes Suisses (AAS)
Date de publication : 01/01/2002
Année de Publication : 0
Type : Rapport
Thème : Archives
Couverture : Suisse
Langue : FR

Résumé/Extrait :

Toutes les activités se déroulent de plus en plus électroniquement. Cela a une influence profonde sur l’activité administrative quotidienne des organisations publiques : les processus administratifs doivent être adaptés et les documents numériques doivent être administrés de telle manière que les ressources de „connaissances“ puissent être utilisées de manière optimale. Seuls ceux qui maîtrisent leurs processus et peuvent garantir un maximum de transparence, sont préparés à l'accomplissement de leur tâche principale immémoriale qui est de garantir l’exécution des processus administratifs de l'Etat, et sont en même temps prêt à relever de nouveaux défis comme le New Public Management ou l’eGovernment, par exemple.
Les Archives sont également interpellées par cette évolution. L'accroissement dramatique des enregistrements électroniques produit un état d'urgence aigu : des processus efficaces et des moyens adéquats sont nécessaires, pour être à même d’identifier et de trier au sein de l'abondance des documents produits, ceux qui sont dignes d’être conservés durablement dans des systèmes d’archivage particuliers. Cette tâche est urgente : une grande partie des documents électroniques apparus dans les dernières décennies menace déjà de disparaître, si on n’y remédie pas rapidement.
Dans la chaîne des processus administratifs, l'archivage est le dernier chaînon. C’est la raison pour laquelle les Archives se sont concentrées sur une qualité suffisante des données et des structures de classement qui leur sont proposées. Simultanément, elles possèdent des connaissances globales sur les services publics et leurs tâches, leurs processus administratifs et les documents qu’ils produisent. Cette compétence professionnelle peut être utile à leurs partenaires internes de l'administration pour la mise en place de réformes et de nouveaux modèles d'organisation.
Pour les raisons évoquées, la tâche principale des Archives devra se déplacer à moyen et à long terme: Elles devront soutenir les services administratifs pour élaborer les processus administratifs et maîtriser les flux d'information ainsi que pour construire des structures de connaissances. En échange, l'archivage sera pris en considération dès la production des documents, et les systèmes utilisés seront conçus pour cela. Le „Records management“ se développe de plus en plus comme un facteur clé pour les projets de réforme dans le secteur public et constitue une condition fondamentale pour qu’un eGovernment puisse se développer de manière efficace.
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