Abhatoo - Centre Nationale de Documentation

AVANT PROPOS

"La préparation de manuels de gestion de documents à l'intention des administrations publiques".

Sous ce.titre, l'Unesco, via le Conseil international des Archives, nous a confié la conduite d'une étude visant à concevoir un modèle d'élaboration d'un manuel de directives nécessaire à 1'implantation d'un programme de gestion des documents administratifs. Le présent document couvre donc l'ensemble des aspects réglementaires touchant l'un ou l'autre des éléments d'un tel programme. Par voie de conséquence, les textes réglementaires relatifs au traitement, à la conservation et à la diffusion des documents à valeur permanente - les archives - sont écartés de la présente étude.

Le lecteur ne trouvera pas de directives entièrement formulées, mais plutôt les éléments requis pour élaborer celles dont il aura besoin et qu'il devra développer en fonction de son environnement. C'est dans cet esprit que l'étude débute en amont de l'élaboration des directives comme tel. Les bénéfices de l'outil risquent d'en être que plus grands.

Nous n'avons pas, non plus, cherché à recenser ni à comparer les différents manuels ou les différentes tendances que l'on peut retrouver dans les pays membres du CIA. L'ampleur d'un tel projet mériterait à elle seule des recherches et des analyses dépassant largement les limites du présent document. - Bien que les directives présentées ci-après constituent un tout homogène, une organisation pourrait n'en retenir qu'un certain nombre en raison de son environnement administratif spécifique. De la même façon, elle pourrait choisir de mettre l'accent sur l'un ou l'autre des éléments d'un programme de gestion des documents administratifs et partant, développer plus amplement que nous ne l'avons fait les directives correspondantes.

L'approche retenue dans la présente étude s'apparente à un modèle . centralisé de gestion où les directives émises par l'organisme central appellent à un respect obligatoire. Cette orientation est souvent celle privilégiée en Amérique du nord. Cependant, nous reconnaissons aisément que la gestion des documents administratifs puisse prendre une orientation moins contraignante, suivant laquelle l'organisme central joue un rôle consultatif et limite ses interventions à l'élaboration de lignes directrices.

Nous formulons le voeu que ce document s'avère un outil efficace pour nos collègues qui auront à développer un programme de gestion des documents administratifs au sein des organismes publics pour lesquels ils oeuvrent.