Abhatoo - Centre Nationale de Documentation

1. Motifs de l'externalisation des archives

Avant de confier des archives à un prestataire externe, il est de votre intérêt de bien

évaluer vos besoins et ce même si la décision doit être prise dans l'urgence, car un

tel engagement est par nature un engagement à long terme.

Voici les questions à se poser :

1 Externaliser sera-t-il plus rationnel ? Recourir à la sous-traitance n'a de sens que

si l'on est sûr de ne pas avoir les moyens de gérer soi-même ses archives et de ne

pas pouvoir trouver ces moyens en s'organisant autrement.

2 Externaliser sera-t-il source d'économie ? C'est souvent dans l'idée de réduire les

coûts de gestion interne (et notamment de récupérer des locaux) qu'on a recours à

l'externalisation. Mais cela peut s'avérer finalement plus coûteux si les documents

sont souvent consultés (recherches et communications sont tarifées à des prix qui

peuvent être élevés) ou s'ils sont destinés à être détruits à court terme (payer, dans

un court laps de temps, pour la prise en charge, le stockage et la sortie définitive

risque d'être d'une rentabilité douteuse, voire nulle).

3 Externaliser sera-t-il plus sûr ? Confier ses archives à un prestataire extérieur ne

doit pas leur faire courir plus de risques que si on les avait conservées par-devers

soi. C'est particulièrement vrai s'agissant d'archives vitales.