Abhatoo - Centre Nationale de Documentation

Il suffit aujourd’hui d’entrer dans une librairie, chez un marchand de journaux ou de naviguer sur Internet pour constater que l’information constitue la nourriture essentielle à tout être social et sociable. Afin de mieux faire circuler toute cette information, on construit même des autoroutes de l’information. Le cellulaire est à la mode et la mémoire collective se mesure en megaoctets. Risque-t-on les embouteillages et pertes de contrôle?

L’indexation de l’information institutionnelle s’avère probablement le moyen de contrôle privilégié. Elle n’est malheureusement pas la fonction la mieux exploitée dans un système de gestion des documents. Les archivistes minimisent l’importance des descripteurs pour le repérage et l’accès à l’information. Ils se préoccupent beaucoup plus de description en croyant que le repérage de l’information est assuré. Ils auraient intérêt à suivre et à adapter les travaux des spécialistes en indexation.

Notre article se présente en deux parties. La première est une mise en perspective et une analyse de concepts et des outils associés à la description des documents institutionnels, telles que la classification, l’inscription d’information aux bordereaux de documents, les métadonnées, les définitions de types de documents (DTD) et les Règles de description de documents d’archives (RDDA). En nous appuyant sur un exercice de description de documents, nous chercherons à démontrer que la description s’avère partielle lorsqu’il s’agit de repérer le contenu des documents.

Dans la deuxième partie, nous traiterons spécifiquement de l’indexation, du contrôle du vocabulaire, des thésaurus, de repérage plein texte et de stratégies de recherche. Tout en gardant un esprit critique, notre but est de sensibiliser les archivistes à l’importance de l’indexation comme moyen le plus efficace pour favoriser une gestion stratégique de l’information plutôt qu’un travail d’orfèvrerie inutile et coûteux.