Abhatoo - Centre Nationale de Documentation

Cette recherche est une contribution à la conception d'un système d'information documentaire pour Ie Département de la Jeunesse et des Sports (DJS).

Note problématique s’articule autour de l’absence d'une politique d’information, de documentation et de communication au sein de l'Administration Centrale du DJS, ce qui influe négativement sur la gestion des différentes entités du DJS et serait à l’origine d’un certain nombre de dysfonctionnements à savoir :

*Des difficultés de repérage et d'accès à l’information en temps opportun.

* Des retards et des blocages de la circulation de l’information.

*Des risques d’erreurs et une lenteur dans l’exploitation des données.

*Des pertes considérables de temps, d’argent et d’énergie.

Pour palier ces dysfonctionnements, nous avons mené une étude pour Iaquelle trois objectifs principaux ont été fixés :

1. Décrire et analyser la situation de l'information et de la documentation au sein du Département de la Jeunesse et des Sports.

2. Connaître les besoins en information des fonctionnaires de I’Administration Centrale.

3. Proposer un système d'information documentaire pour le Département de la Jeunesse et des Sports.

Pour répondre au premier objectif, nous avons utilisé l'observation, l’étude des documents administratifs, l’inventaire de la documentation primaire et secondaire ainsi qu'un entretien avec le personnel de l'Administration Centrale. Les résultats obtenus ont mis en lumière la non clarté des textes juridiques et réglementaires en matière de gestion de la documentation et de l’information produites ou reçues. En matière de ressources humaines, l'étude a montré que le personnel de DJS ne compte que deux informatistes spécialisés, lauréats de I’Ecole des Sciences de l'information.

En ce qui concerne les ressources technologiques, le DJS a déployé un grand effort pour s'équiper en matériel informatique. Cependant, cet effort reste Iimité puisqu’il n’a concerné que les services centraux. Sur le plan de leur exploitation pratique, ces équipements informatiques (ordinateurs) ont été plus consacrés au traitement de texte qu’à la mise en place d’applications informatiques opérationnelles, ce qui ne permet pas l'exploitation de tout le potentiel du matériel acquis.

S’agissant du volume de la documentation primaire et secondaire, nous avons inventorié 143 mètres linéaires sur support papier, 37 mètres linéaires sur cassettes vidéo et 3 mètres linéaires sur support CD ROM.

L'étude de l'existant a aussi montré que 60% des documents administratifs sont actifs, 23% semi actifs et 17% sont considérés comme archives historiques. Une multitude de systèmes de classement est adoptée par les différents services. Nous avons noté aussi l’absence de calendrier de conservation.

Pour atteindre le deuxième objectif, un questionnaire a été administré à l'ensemble du personnel de l'AC du DJS (329 personnes). Nous avons pu avoir un taux de réponse global de 61.40 %. Ce taux témoigne de I’intérêt qu'a suscité cette étude chez les personnes enquêtées.

Les résultats de l’étude ont fait ressortir que le besoin en information lié à des aspects financiers, reste le plus important, suivi par celui de l’information relative à la jeunesse et au sport.

Concernant les documents sollicités, les textes législatifs et réglementaires enregistrent les taux les plus élevés suivi par les publications officielles et la littérature grise. De même, Ies fonctionnaires ont tendance à se procurer l'information d'accès facile et rapide de transmission.

Relativement au support d'information, notre population accorde une grande préférence au support papier qui reste Ia première forme de transmission de l'information. Le support électronique, quant à Iui, vient en deuxième position car il demande à l'utilisateur une connaissance minimale de l'outil informatique. L’accès au réseau Internet, au sein de l'Administration Centrale, est destiné surtout aux responsables, qui cherchent la rapidité de transmission de l'information, l’échange et l’amélioration des connaissances.

En outre, la majorité de la population confirme qu’elle rencontre des difficultés pour accéder à l’information et à la documentation interne à cause, principalement, de l’absence d’une structure documentaire interne qui capitalise les informations, les traitent et Ies archivent selon les normes en vigueur. Ce qui justifie le souhait de 95 % de la population enquêtée, d'avoir un service de documentation et d'information au sein de l'Administration Centrale.

Pour atteindre le troisième objectif, nous avons exploité Ies résultats des enquêtes effectuées, la littérature disponible et les expériences similaires en matière de SID.

Ainsi, nous avons proposé la création d'une Direction des Etudes, de la Documentation et de I'Information. Cette Direction regrouperait trois divisions et neuf services. De même, nous lui avons confié une mission et une stratégie générale ainsi que des attributions aux différents services qui lui sont rattachés. Une attention particulière a été portée au service de la Documentation et de I'lnformation qui jouerait un rôle fondamental dans la gestion de l'ensemble des ressources documentaires et informationnelles courantes et intermédiaires et répondrait aux besoins informationnels des utilisateurs réels et potentiels.